kegiatan dokumentasi

TAHAPAN DALAM KEGIATAN DOKUMENTASI PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN

PorosIlmu.com - Dalam administrasi perkantoran, dokumen merupakan sesuatu yang penting demi kelancaran kegiatan. 

Untuk itu, dokumen harus disimpan dengan baik dan disusun secara sistematis agar lebih mudah ditemukan. 

Salah satu aktivitas penting dalam penataan dokumen kantor adalah kegiatan dokumentasi. Dokumentasi dalam administrasi kantor merupakan suatu aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.

Ada beberapa tahapan dalam kegiatan dokumentasi dalam administrasi perkantoran, yang meliputi :

a. Mencari dan mengumpulkan dokumen

Mencari dan mengumpulkan dokumen bertujuan untuk memperoleh dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan dokumentasi, baik dokumen korporal, dokumen literal maupun dokumen privat. 

Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, memberi informasi, tukar menukar informasi, berlangganan dan membeli dokumen.

b. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

Dokumen yang telah dikumpulkan harus dicatat ke dalam buku induk dokumen. Di dalam buku induk dokumen sebaiknya terdiri dari kolom-kolom yang isinya sebagai berikut :

• No. Urut 
• Tanggal Pencatatan 
• Judul Pengarang 
• Kota Tempat Terbit 
• Penerbit 
• Tahun Terbit 
• Jumlah 
• Cara Perolehan
• Keterangan