peranan dan kegunaan

 Peranan dan Kegunaan Dokumentasi

a.      Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

1)      Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

2)      Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

3)       Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

4)      Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

5)       Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

b.      Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1)      Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan

2)      Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.

3)       Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

4)       Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

5)       Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

6)       Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara

7)       Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

8.      Bahan-Bahan Dokumentasi

a.      Bahan dokumentasi literal

1)      Buku

2)      Laporan

3)      Disertasi

4)      Thesis

5)      Majalah

6)      Koran

7)      Brosur

8)      Leaflet

9)      Buku petunjuk telepon

10)  Tambo

11)  Monografi

b.      Bahan dokumentasi kolporal

1)      Fosil

2)      Benda seni

3)      Arca

4)      Tugu

5)      Batu bersurat

6)      Candi

7)      Mata uang kuno

8)      Pakaian adat

9)      Film dokumenter

10)  Microfilm

11)  Pita kaset

c.       Bahan dokumentasi privat

1)      Dokumentasi sejarah ; silsilah,UUD ’45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda, naskah supersemar

2)      Dokumentasi niaga ; kuitansi, faktur, cek, laporan keuangan, surat perjanjian, surat pengakuan hutang

3)      Dokumentasi pribadi ; akta kelahiran, ijazah, sertifikat, SIM, KTP, surat nikah

9.      Pengaturan Kliping

a.      Pengertian

Kliping dalam kamus bahasa Inggris tertulis clipping, artinya guntingan surat kabar/koran.

b.      Kegunaan kliping

1)      Menunjang kegiatan pribadi & organisasi lainnya

2)      Menambah koleksi perpustakaan

3)      Memperkaya sumber ilmu pengetahuan

4)      Bahan bacaan dalam meningkatkan cakrawala berpikir

5)      Sumber dokumentasi informasi

6)      Masalah tertentu dapat dijadikan bukti autentik

7)      Bahan penelitian untuk makalah, thesis, dll

c.       Tujuan kliping

1)      Menyimpan, melestarikan kekayaan ilmu pengetahuan

2)      Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang kepada orang lain

3)      Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu

4)      Memupuk kreatifitas seseorang

5)      Menunjang pokok bahasan bidnag study tertentu

6)      Menunjang kegiatan intelektual dalam penyusunan paper, skripsi, makalah, dan penulisan artikel lainnya

d.      Persyaratan pembuatan kliping

1)      Disusun secara rapi dan serasi

2)      Penghematan dalam kolom

3)      Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya

4)      Mudah dalam pembuatannya

e.       Cara membuat dan mengatur kliping

1)      Kumpulkan guntingan artikel

2)      Tuliskan subjek masalah

3)      Tempelkan guntingan artikel pada lembar HVS

4)      Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan ; sumber, tanggal/bulan/tahun terbit, halaman, dll yg perlu

5)      Jilid dengan rapi

6)      Lakukan perwajahan kliping