ruang lingkup dan tugas dokumentasi

 Ruang Lingkup dokumentasi

a.       Dokumentasi Literer
 Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

b.       Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

c.        Dokumentasi Privat
 Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan     

6.      Kegiatan & Tugas Dokumentasi

a.      Mencari dan mengumpulkan dokumen

Pengumpulan keterangan dapat dlakukan dengan jalan :

1)      Wawancara

2)      Quisioner

3)      Observasi

4)      Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya

Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalan :

1)      Tukar menukar informasi

2)      Memberikan informasi

3)      Menerima informasi

4)      Berlangganan

5)      Pembelian

b.      Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

c.        Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

Prosedur :

1)      Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi

2)      Mengkaji dan melengkapi serta mempelajari secara seksama isi informasi dokumen

3)      Membuat ringkasan abstrak/terjemahan

4)      Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi

5)      Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu

6)      Menyebarluaskan dengan menggandakan bial dibutuhkan

d.      Mereproduksi dokumen

Mereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan seperti terjemahan, penggandaan

e.        Menyortir

Menyortir adalah kegiataan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya.

f.        Penyajian dan menyebarluaskan dokumen

Adalah kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada pemakai jasa informasi.

g.       Menyimpan dan memelihara dokumen

Adalah kegiatan memelihara, merawat serta menyimpan dokumen yang bernilai dan bila dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai.